操作说明(入门版)

一、基础业务数据准备

1、产品及套餐设置

(1)在左侧菜单中,“产品管理”下的“单品管理”中,分别选择“菜类管理”和“菜品管理”,添加菜类和菜品;(演示系统已有预置数据,用户试用时可省略此步骤)

(2)在左侧菜单中,“产品管理”下的“套餐管理”中,选择“套餐基本资料”,可以查看和新增套餐资料;(演示系统已有预置数据,用户试用时可省略此步骤)

2、会员资料管理

在左侧菜单中,“会员管理”下的“会员档案管理”中,选择“会员资料管理”,可以查看和新增会员基本资料;(演示系统已有预置数据,用户试用时可省略此步骤)

3、套餐订单管理

    优点蔬菜配送系统中的套餐订单,不同于一般订单,相当于一份套餐服务合同,或者套餐宅配卡,是会员预付款购买套餐宅配服务的凭据,也是系统中每次配送流程中自动生成选菜单和配送单的依据。套餐订单的管理,在左侧菜单中,“产品管理”下的“套餐管理”中,“订单管理”下选择“套餐订单管理”即可进入。在该界面中,系统授权用户可以查看及新增某个会员的套餐订单;(演示系统已有预置数据,用户试用时可省略此步骤)

 

        除以上数据外,优点蔬菜配送系统还可设置各类参数,管理及维护组织结构和用户,这些操作都集中在“基础设置”菜单中,在此不一一列举。演示系统中对相关参数都已做过初始化,无需任何更改,各位试用帐号的操作用户可直接根据下节配送及配货操作的流程进行试用,以尽快了解和体验系统核心流程及主要功能。

 

二、配送及配货的主要流程

        依据会员套餐订单及单品订单配货与配送处理,是每天/每次配送时都要重复操作的主要业务流程,也是有机蔬菜宅配服务的核心流程,可分为配送及补货数据确认流程、配货打包流程、配送及收结流程三个子流程,各子流程的主要步骤分别说明如下: 

 

1、配送及补货数据确认流程:

流程操作步骤及说明:

(1)制定套餐菜谱

套餐菜谱是指某个套餐某个特定配送日期可配送的产品列表。

操作入口:产品管理 -> 套餐管理 -> 套餐菜谱管理

操作说明:制定对应套餐指定配送日期的配送产品明细,可单项添加,也可快速复制。

(2)生成选菜单

套餐选菜单是指每个会员的套餐订单单次配送的产品明细及相关信息。

操作入口:订单管理 -> 套餐选菜管理:点击工作区右侧“生成套餐选菜单”操作。

操作说明:批量生成设定配货日期及配货批次的套餐选菜单。

(3)添加单品订单

      单品订单是在套餐订单之外,按次支付购买,并且单次配送的订单,与一般的网上订单类似。

操作入口:订单管理-> 单品订单管理:点击工作区右侧“新增”操作。

操作说明:新增的单品订单,可通过延迟支付或预存款支付生效。

(4)生成客户配送单

      客户配送单是实际配送时要客户签收的订单,同一个客户在一次配送中,如果既有套餐选菜单,又有单品订单,则系统会自动将两种表单数据合并到同一张客户配送单。

操作入口:配送管理 -> 客户配送单:点击工作区右侧“生成客户配送单”操作。

操作说明:按指定配送日期及配货批次批量生成对应的客户配送单。

(5)生成配货汇总计划

    配货汇总计划是指某个配货批次需要配送的产品的汇总统计结果。

操作入口:配货管理 -> 配货汇总计划管理:点击工作区右侧“生成配货计划”操作。

操作说明:统计汇总并生成指定配送日期及配货批次的汇总计划。 

(6)生成缺货单

     基于配货汇总计划,扣减指定等级的库存产品后的缺货产品清单。

操作入口:配货管理 -> 缺货单管理:点击工作区右侧“生成缺货单”操作。

操作说明:按指定配送日期及配货批次及设置的扣减库存产品等级,生成对应的缺货单。

(7)生成采摘计划

      基于缺货单生成的自有农场或基地产品补货计划。

操作入口:配货管理 -> 采摘计划管理:点击工作区右侧“生成采摘计划单”操作。

操作说明:根据指定的配送日期、配货批次及生产基地,基于缺货单生成的对应基地可供应的产品采摘计划,有多个基地时,需要对每个基地单独生成各自的采摘计划。

(8)生成采购计划

基于缺货单生成的外购产品补货计划。

操作入口:配货管理 -> 采购计划管理:点击工作区右侧“生成采购计划单”操作。

操作说明:根据指定的配送日期、配货批次及外部供应商,基于缺货单生成的对应供应商可供应的产品采购计划,有多个供应商时,需要对每个供应商单独生成各自的采购计划。

(9)采摘计划确认

操作入口:配货管理 -> 采摘计划管理:点击工作区右侧对应采摘计划最右侧一列中的“确认可执行”操作。

操作说明:确定当前采摘计划可执行。

(10)采购计划确认

操作入口:配货管理 -> 采购计划管理:点击工作区右侧对应采购计划最右侧一列中的“确认可执行”操作。

操作说明:确定当前采购计划可执行。

  

 2、配货打包流程:

流程操作步骤及说明:

1)采摘出库

采摘出库,是指从农场或生产基地将需要补货的产品采摘出场,对应的单据为采摘出库单。

操作入口:虚拟库存管理 -> 采摘出库管理:点击工作区右侧“新增”操作。

操作说明:新增采摘出库单,可根据选定的采摘计划单自动生成出库明细(生成后可手工调整),确认后可审核、出库。 

2)自产入库

     自产入库是库存管理中,将自有农场或基地的产品纳入库存管理的过程。

操作入口:库存管理 -> 入库管理:点击工作区右侧“新增”操作。

操作说明:新增自产入库单时,入库类别必须选择“自产入库”。 

3)采购入库

采购入库是库存管理中,将外购的产品纳入库存管理的过程。

操作入口:同自产入库。

操作说明:新增采购入库单时,入库类别必须选择“采购入库”。 

4)加工中心拣货

     加工中心拣货,是指根据某个配货批次的配货量,将库存产品按先入先主原则拣出。

操作入口:加工中心管理 -> 加工中心拣货:点击工作区右侧“生成拣货单”操作。

操作说明:首先生成指定配送日期及配货批次的拣货清单(同一产品按库存先入先出原则,可能生成多条拣货记录),然后可查询、打印或导出指定配送日期及配货批次的拣货清单供拣货人员拣货。 

5)加工中心打包

加工中心拣货后,将所拣出的产品粗加工及整理后,按每一产品每一销售单位的不同份量分别打成小包装;再按终端客户配送需求,将每个客户当次配送产品分别拣出,放每个客户自己的配送盒内,以供物流直接配送到每个客户手中的产品打包过程。

操作入口:加工中心管理 -> “产品打包份数汇总”及“打包清单”

操作说明:根据设置的条件显示产品打包份数汇总表及打包清单,并可打印及导出。

  

3、配送及收结流程:

流程操作步骤及说明:

1)批量打印配送单

操作入口:配送管理 -> 客户配送单管理:右侧工作区中点击“批量打印”操作。

操作说明:按指定配送日期、配货批次及配送点,批量打印客户配送单。 

2)配送出库

操作入口:库存管理 ->配送出库管理:右侧工作区中点击“新增”操作。

操作说明:新增配送出库单后,可审核及出库。出库操作发生时,会将对应的主流程状态及客户配送单状态变更为“配送中”。 

3)配送单收结

操作入口:配送管理 -> 客户配送单管理:右侧工作区中点击“批量打印”操作。
操作说明:按指定配送日期、配货批次及配送点,批量打印客户配送单。

(2)配送出库
操作入口:库存管理 ->配送出库管理:右侧工作区中点击“新增”操作。
操作说明:新增配送出库单后,可审核及出库。出库操作发生时,会将对应的主流程状态及客户配送单状态变更为“配送中”。

(3)配送单收结
操作入口:配送管理 -> 客户配送单管理:右侧工作区中点击“配送单批量收结”操作,也可在单张客户配送单后,点击“收结”操作,执行个别收结。
操作说明:收结是指配送产品已送达客户,并且客户已签收(或拒收),当次配送已经完成,在系统中对应的操作。配送单收结后,会将该配送单对应的套餐配送份额在套餐订单的“已配送次数”和“已配送份数”中累加。

(4)退货
操作入口:配送管理 -> 客户配送单管理:右侧工作区中点击对应配送单最右侧列中的“退货”操作。
操作说明:当次配送客户拒收或无人收货的配送产品,通过退货操作记录到系统中,并冲减套餐已配送份数。